Què és una PMO i per què és important per a les empreses?

Cada any, les empreses perden milions d'euros a causa de projectes executats de forma deficient. Segons un estudi de McKinsey, el 70% dels projectes de gran escala no arriben als seus objectius originals —ja sigui per sobrecostos, incompliment de terminis o objectius mal definits. Això es deu en gran mesura a la falta d'un enfocament estructurat que garanteixi consistència en la gestió de projectes. Llavors, com poden les empreses assegurar-se que els seus projectes es lliurin a temps, dins del pressupost i amb la qualitat esperada? Aquí és on entra la PMO (Project Management Office o Oficina de Gestió de Projectes): una unitat dedicada que centralitza la planificació, l'execució i el seguiment dels projectes d'una organització. Però, realment necessites una PMO interna? O existeixen alternatives més flexibles i eficients per assegurar l'èxit dels projectes?

Desafiaments de la gestió de projectes sense una PMO

Moltes empreses intenten gestionar els seus projectes internament sense una estructura definida, cosa que sovint condueix a diversos punts crítics:

Falta d'estructura i metodologies clares
Cada projecte es gestiona de manera diferent segons l'equip o la persona responsable. Això genera inconsistència, falta d'estandardització i dificultats per mesurar el rendiment.

Sobrecostos i retards
Sense sistemes adequats de seguiment i control, els projectes solen retardar-se i excedir el pressupost abans fins i tot de detectar els problemes. Un estudi del PMI (Project Management Institute) mostra que més del 50% dels projectes empresarials superen els seus pressupostos inicials.

Falta de visibilitat i control
Els directius sovint no disposen d'informació clara o en temps real sobre l'estat dels projectes, cosa que porta a decisions basades en intuïcions en comptes de dades.

Escassa coordinació i silos d'informació
Sense una estructura centralitzada, cada departament pot usar eines o mètodes diferents, dificultant la col·laboració i provocant duplicitats.

Baja taxa d'èxit dels projectes
Els projectes sense metodologia clara tenen moltes més probabilitats de fallar. L'absència de lideratge, processos establerts i controls efectius fa que moltes iniciatives s'abandonin o no compleixin resultats.

Resistència al canvi i falta de cultura de projecte
Algunes empreses perceben la PMO com burocràtica en comptes de facilitadora de l'èxit. Sense el suport de la alta direcció, els intents d'implantar una PMO sovint fracassen abans de començar.

Falta d'eines i tecnologia adequades
Moltes organitzacions continuen gestionant projectes amb fulls de càlcul, correus i reunions desestructurades. Sense eines modernes, el seguiment i la generació d'informes esdevenen ineficients i lents.

Com implantar amb èxit una PMO

Implantar una PMO de manera efectiva no consisteix només a assignar rols o crear una nova estructura. És un procés estratègic que requereix una planificació acurada i una execució ben pensada. Aquests són els passos clau per assegurar que la teva PMO aporti valor real:

Definir els objectius de la PMO

Abans d'implantar-la, és essencial aclarir el paper de la PMO en la teva organització.

• ¿Donarà suport als equips de projecte?

• ¿Alinera els projectes amb l'estratègia de negoci?

• ¿Controlarà costos i terminis, o actuarà com a guia metodològica?

Establir objectius clars des del principi evita confusions i assegura que la PMO respongui a les necessitats reals de l'empresa.

Assegurar el suport de la direcció

Sense el suport de la alta direcció, una PMO no pot operar eficaçment. Els líders han de comprendre el seu valor i comprometre's amb la seva implantació.
Comunica l'impacte positiu en estalvi de costos, eficàcia i alineament estratègic, i identifica patrocinadors interns que impulsin la iniciativa.

Dissenyar una estructura flexible i adaptada a la teva empresa

Cada organització té necessitats diferents, per la qual cosa la teva PMO ha de ser a mida.
Hi ha tres models principals:

• PMO de control (Controlling PMO) – Defineix polítiques i supervisa el compliment de processos.

• PMO de suport (Supportive PMO) – Actua com a consultor intern per als equips de projecte.

• PMO directiva (Directive PMO) – Té autoritat sobre els projectes i gestiona recursos directament.

El model adequat depèn de la maduresa en gestió de projectes i de l'escala operativa de la teva empresa.

Implantar les metodologies i eines adequades

El èxit d'una PMO no és teòric: depèn d'aplicar metodologies provades i eines eficients:

• Utilitza marcs reconeguts com PMI, PRINCE2 o Agile.

• Adopta eines digitals com Microsoft Project, Jira, Asana, Trello, etc.

• Defineix KPIs per mesurar l'èxit de la PMO i justificar la seva continuïtat.

Aplicar un enfocament gradual i iteratiu

Un error comú és intentar llançar una PMO de la nit al dia. En el seu lloc, adopta un enfocament progressiu:

• Comença amb un projecte pilot per provar la seva eficàcia.

• Ajusta processos i eines abans del desplegament total.

• Forma els equips perquè comprenguin i adoptin de manera natural els beneficis de la PMO.

Mesurar l'impacte i ajustar

Finalment, monitora el rendiment i realitza ajustos periòdics. Una PMO ha de ser dinàmica: evolucionar amb el creixement de l'organització i millorar contínuament:

• Revisa els KPIs regularment per avaluar el rendiment.

• Recull feedback dels equips de projecte per identificar àrees de millora.

• Adapta processos quan sigui necessari per assegurar resultats òptims.

Conclusió

Quan s'implanta correctament i s'adapta a les necessitats específiques de l'empresa, la PMO es converteix en una eina crucial i indispensable per assegurar l'èxit dels projectes. No només ajuda a lliurar a temps i dins del pressupost, sinó que també proporciona un marc sòlid per a la gestió de recursos, la coordinació d'equips i el seguiment continu del progrés.

A més, una PMO ajuda a identificar i mitigar riscos abans que es converteixin en problemes greus, millorant la qualitat final dels lliurables. La seva capacitat per alinear els projectes amb els objectius estratègics augmenta l'eficiència interna i la competitivitat, convertint-la en un pilar essencial per al creixement empresarial al mercat actual.

Vols saber com una PMO pot ajudar la teva empresa?
Reserva una reunió amb KWAN Barcelona i descobrim-ho junts.